Waarom deze wet ook voor de horeca belangrijk is
Diefstal uit de kassa, verdwenen voorraad, vermoedens van fraude met urenregistratie, misbruik van personeelskortingen, ongeoorloofde toegang tot systemen of ernstige incidenten op de werkvloer: het zijn situaties waarin een horecaondernemer snel zelf informatie wil verzamelen. Precies daar kan de Wet van 18 mei 2024 tot regeling van de private opsporing relevant worden. De wet trad in werking op 16 december 2024 en heeft het vroegere kader voor privédetectives grondig vervangen.
Wat is private opsporing volgens de wet?
De wet kijkt niet alleen naar klassieke privédetectives. Van private opsporing kan sprake zijn wanneer een natuurlijk persoon in opdracht informatie verzamelt over personen, ondernemingen of feiten om die inlichtingen aan de opdrachtgever te bezorgen en daarmee diens belangen in een bestaand of mogelijk conflict te beschermen. Daardoor kunnen bepaalde interne onderzoeken van werkgevers eveneens binnen het wettelijke kader vallen.
Niet elke controle in je zaak is automatisch een privaat onderzoek
Een dagelijkse kascontrole, een gewone voorraadtelling, kwaliteitscontrole of normale leidinggevende opvolging is niet automatisch private opsporing. Het wordt gevoeliger wanneer je doelgericht informatie begint te verzamelen over een concrete werknemer of concrete feiten, bijvoorbeeld omdat je een vermoeden van diefstal, fraude of ernstig wangedrag wilt bewijzen. De precieze kwalificatie hangt altijd af van het doel, de aanpak en de concrete omstandigheden.
Waarom horeca extra gevoelig is
Horecabedrijven werken met veel operationele gegevens: kassatransacties, reservaties, camerabeelden, voorraadbewegingen, toegangsregistraties, uurregistratie, personeelsplanning, kortingen, annuleringen en retouren. Die gegevens kunnen nuttig zijn om een incident te reconstrueren, maar zodra ze systematisch worden samengebracht om het gedrag van een werknemer te onderzoeken, moet je niet alleen rekening houden met arbeidsrecht en privacyregels, maar mogelijk ook met de Wet Private Opsporing.
Camera’s zijn geen vrijgeleide
Dat camerabeelden beschikbaar zijn, betekent niet dat je ze onbeperkt voor elk onderzoek mag gebruiken. Camerawetgeving, privacyregels, informatieverplichtingen en proportionaliteit blijven spelen. Hetzelfde geldt voor e-mail, kassalogs, toegangsgegevens, tijdsregistratie en andere digitale sporen. Bepaal vooraf welke gegevensbron je voor welk doel gebruikt en zorg dat het gebruik daarvan verdedigbaar en transparant is.
De deadline van 16 december 2026
Voor werkgevers is 16 december 2026 een cruciale datum. De wet voorziet een overgangsperiode voor het interne reglement dat onderzoeken naar werknemers mogelijk maakt. Werkgevers die zulke onderzoeken willen kunnen voeren, moeten tegen die datum een schriftelijk kader voorzien en hun werknemers daarover informeren. Dat kader kan volgens juridische commentaren bijvoorbeeld worden uitgewerkt via een policy, collectieve arbeidsovereenkomst of arbeidsreglement, afhankelijk van de concrete organisatie.
Wat moet zo’n intern kader regelen?
Een degelijk intern onderzoeksbeleid maakt duidelijk in welke omstandigheden een onderzoek kan worden gestart, wie daar toestemming voor geeft, wie het onderzoek uitvoert, welke methoden en gegevensbronnen gebruikt kunnen worden, hoe proportionaliteit en privacy worden bewaakt, hoe interviews verlopen, hoe bewijs wordt bewaard en hoe bevindingen worden gerapporteerd. Het doel is niet om elk incident vooraf te voorspellen, maar om vóór een incident duidelijke spelregels te hebben.
HR of een leidinggevende kan niet zomaar alles zelf doen
Een intern onderzoek wordt vaak spontaan bij HR, de zaakvoerder of de operationsmanager gelegd. Onder de nieuwe wet is het belangrijk eerst na te gaan of de geplande handelingen onder private opsporing vallen en of degene die ze uitvoert dat wettelijk mag doen. Een structurele interne onderzoeksdienst kan bovendien aan bijkomende vergunningsvereisten onderworpen zijn. Bij complexe of gevoelige dossiers is vooraf juridisch advies daarom bijzonder belangrijk.
Een praktisch horeca-voorbeeld
Stel dat er gedurende enkele weken opvallend veel kascorrecties en verdwenen voorraad zijn op de shifts van één medewerker. Een normale controle van omzet- en voorraadrapporten is één zaak. Zodra je vervolgens gericht camerabeelden selecteert, individuele kassalogs naast uurregistratie legt, collega’s ondervraagt en al die informatie bundelt om aan te tonen dat die medewerker fraude pleegde, kom je veel dichter bij een formeel intern onderzoek. Dan moet je vooraf weten welk wettelijk kader van toepassing is en welke stappen correct moeten worden gedocumenteerd.
Wat moet je als horecaondernemer nu al doen?
Wacht niet tot er zich een ernstig incident voordoet. Breng nu al in kaart hoe je vandaag omgaat met vermoedens van diefstal, fraude of ander wangedrag. Kijk wie beslist om een onderzoek te starten, welke informatie je raadpleegt, hoe camerabeelden en digitale logs worden gebruikt, wie gesprekken voert en waar verslagen terechtkomen. Vervolgens kun je die werkwijze toetsen aan de Wet Private Opsporing, de AVG/GDPR, cameraregels en het arbeidsrecht. Zo voorkom je dat je pas tijdens een crisissituatie ontdekt dat je procedure niet op orde staat.
De praktische checklist is voor Premium-leden.
Het artikel hierboven is vrij leesbaar. De checklist en aanvullende documentatie horen bij HorecaBrands Premium via HospitalityCentral Central Complete.
Inloggen →10-puntenchecklist Wet Private Opsporing
Gebruik de aparte printversie om per onderneming verantwoordelijke, acties en opvolging vast te leggen.
Inloggen →